Las organizaciones innovadoras reconocen lo útil que puede ser la IA entre agencias y desean actuar con rapidez para aprovecharla, y la búsqueda es uno de los beneficios más obvios e inmediatamente transformadores. Hoy en día, las principales empresas están implementando la búsqueda interna mediante IA para resolver algunos de los aspectos más básicos del trabajo que suponen una pérdida de tiempo: buscar información, crear notas de actualización y obtener la información más reciente sobre los proyectos, los clientes y los equipos.
Una herramienta de búsqueda interna de IA permite buscar la información almacenada en varios formatos y bases de datos; luego, se le puede solicitar que responda a las preguntas en función de los distintos grupos de información. Aunque es simple por naturaleza, es novedosa, ya que requiere recopilar, recuperar, evaluar, citar y traducir miles de terabytes de datos en una respuesta conversacional y práctica. Estas acciones solo son posibles gracias a los últimos avances en inteligencia artificial, y la funcionalidad de estas herramientas es cada vez más rápida e impresionante.
Por esta razón, no hay duda de que la búsqueda interna de IA será un requisito estándar en casi todas las organizaciones que quieran competir en la era de la IA. Facilita el movimiento de la información con mayor rapidez y elimina los silos, lo que permite a los equipos progresar más rápido y ser más productivos, al tiempo que reduce la carga que supone la marcha de los empleados.
Como ocurre con toda la tecnología revolucionaria, la búsqueda interna de IA introduce nuevas consideraciones. Desarrollar una política de búsqueda basada en la IA específica para guiar la implementación y el uso de la herramienta puede ayudar a limitar el riesgo sin perder los enormes beneficios de productividad que ofrece. Este artículo ayudará a sus equipos legales y de TI a hacer precisamente eso.
El marco de gobierno que modera el flujo de información dentro de su empresa es un factor clave para configurar su política de búsqueda de IA. No solo influye en el producto que elija, sino también en la forma en que se estructuran, acceden y protegen los datos en toda la organización.
Las herramientas de búsqueda internas de IA suelen funcionar en un marco de gobierno de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.
En el caso de los modelos de implementación de arriba hacia abajo, los equipos de TI, en asociación con los líderes de la organización, deciden las reglas de autorización y autenticación que se aplican a varios departamentos, equipos y niveles, y bloquean y desbloquean el acceso según lo consideren oportuno. El objetivo de estas restricciones es evitar la «filtración» de información confidencial u otros detalles que puedan ser confidenciales o simplemente no relevantes para varias personas. Además de ser muy costosas de implementar, estas herramientas requieren mucho trabajo inicial y mucho tiempo de carga, lo que, a pesar del compromiso de las personas que participan en el proyecto, puede ignorar u omitir contenido inesperado que podría difundirse y compartirse de forma involuntaria.
Read AI adopta un enfoque de abajo hacia arriba. Con una estrategia de implementación de abajo hacia arriba, las empresas pueden establecer restricciones o establecer un marco para la información que puede y no puede almacenarse en la base de datos centralizada, pero esto les da a los empleados el control para tomar decisiones caso por caso.
Al igual que todos los trabajadores del conocimiento conocen bien los beneficios y los riesgos de reenviar un correo electrónico a un colega o a un equipo más grande, y cómo la gente hoy en día reconoce la diferencia entre publicar una foto para «amigos cercanos» o «todos los seguidores», se aplican las mismas reglas. Cada persona decide si quiere compartir un documento de Google o un informe de reunión con otro colaborador de Workspace, de forma que la información de ese elemento se pueda buscar en la búsqueda interna de inteligencia artificial.
Read AI utiliza un marco de gobierno de abajo hacia arriba porque creemos que la estrategia de arriba hacia abajo introduce un nivel oneroso de burocracia sin ofrecer realmente una mejor protección. Las herramientas jerárquicas son muy caras y requieren una enorme cantidad de trabajo inicial y responsabilidad por parte de los equipos de TI. Incluso con la implementación más prudente, un enfoque centralizado y de alto nivel deja lagunas, lo que dificulta la predicción y la prevención de todos los casos de exposición involuntaria de los datos.
Independientemente del camino que tome un líder de TI, la política interna de búsqueda de IA debe introducir el enfoque, explicar la decisión y describir los riesgos, idealmente a nivel de departamento, equipo e individuo.
Como ocurre con todas las grandes soluciones, no todas las herramientas de búsqueda internas de IA se crean de la misma manera. Aunque algunas empresas, como Read AI, dan prioridad a la privacidad y la seguridad, estos estándares aún no son uniformes.
Estas preguntas ayudan a determinar si una plataforma se alinea con los requisitos de seguridad, privacidad y cumplimiento de su organización:
Si bien Read AI aborda todas estas preocupaciones, no todos los proveedores de búsqueda de IA priorizan la protección de datos en el mismo grado. Un proceso de adquisición riguroso garantiza que solo las herramientas confiables, seguras y compatibles se integren en el flujo de trabajo de su empresa.
Dependiendo de su industria y de la ubicación de su empresa, tendrá diferentes requisitos legales y reglamentarios. Las leyes locales, nacionales e internacionales en materia de derechos de autor, protección de datos y desinformación constituirán los requisitos mínimos que su empresa querrá cumplir y, por lo tanto, constituirán la base de cualquier política de búsqueda basada en la IA. Asegúrate de revisar estas consideraciones con tu equipo legal o con un asesor externo antes de seguir adelante.
Incluso las herramientas de búsqueda de IA más avanzadas pueden quedarse cortas sin la formación adecuada de los usuarios. Si no se abordan estos pilares en la política de búsqueda, se pueden introducir riesgos innecesarios e impedir que los empleados aprovechen la herramienta en todo su potencial.
Para de arriba hacia abajo implementaciones, la capacitación debe describir claramente qué información es accesible para las diferentes funciones y departamentos. También debe abordar los problemas de privacidad, como lo que debería suceder si un empleado se topa con una información que no estaba destinada a él.
El beneficio de un de abajo hacia arriba El enfoque es que sigue un modelo mental estándar con el que la mayoría de las personas están familiarizadas en otras aplicaciones y servicios, incluidos el correo electrónico y las redes sociales. Impone a la organización menos responsabilidad a la hora de crear, programar y requerir capacitación.
Cuando sea deseable la capacitación, debe abordar cómo navegar por la plataforma y utilizar sus funciones de manera efectiva. Impulsar las mejores prácticas puede ayudar a los empleados a obtener mejores resultados, haciendo que sus búsquedas sean más eficientes. Es probable que sea útil abordar los problemas de privacidad, como lo que debería suceder si un empleado se topa con una información que no estaba destinada a él, con un enfoque de arriba hacia abajo.
La configuración de indicadores clave de rendimiento (KPI) en su política interna de búsqueda de IA garantiza que los modelos de IA que emplea sean precisos, eficientes y ofrezcan un sólido retorno de la inversión. Los KPI bien definidos pueden ayudar a los equipos a medir el éxito de su herramienta de búsqueda de inteligencia artificial e identificar las áreas de mejora.
Para determinar los KPI más relevantes, consulta tu estrategia empresarial general e identifica los puntos débiles que esperas abordar con la herramienta de búsqueda de IA. Por ejemplo, si tu objetivo es mejorar la eficiencia de tu equipo de atención al cliente, puedes establecer un KPI en torno al tiempo medio de resolución.
Los KPI más amplios que evalúan la adopción de búsquedas en toda la empresa incluyen:
Es probable que los equipos ya cuenten con alguna política para guiar la implementación y el uso de la IA, y que el equipo legal, así como los empleados, comprendan que estas políticas cambiarán a medida que continúe la inversión en IA.
El tío Ben de Marvel tenía razón: «Un gran poder conlleva una gran responsabilidad». El desarrollo de una política interna de búsqueda basada en la IA (o la ampliación de la política de gobernanza de la IA existente) aporta claridad y salvaguarda tanto a los líderes como a los usuarios individuales. Ayudará a su empresa a aprovechar al máximo esta tecnología y, al mismo tiempo, a mitigar los riesgos en la medida de lo posible.
Con su gobierno de abajo hacia arriba y un compromiso inigualable con la privacidad y la gestión de datos, Read AI hace que la búsqueda interna sea más inteligente, rápida, segura y protegida.
Read AI utiliza un marco de gobierno de abajo hacia arriba porque creemos que la estrategia de arriba hacia abajo introduce un nivel oneroso de burocracia sin ofrecer realmente una mejor protección.
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