Read est ravi d'annoncer plusieurs nouvelles fonctionnalités qui changent la façon dont les utilisateurs partagent leurs rapports de réunion avec les autres. Avec cette mise à jour, les utilisateurs ont désormais plus d'options pour contrôler qui rapports seront partagés avec, ainsi que comment ils peuvent être partagés. Lisez la suite pour plus de détails, mais à un niveau élevé, cette version inclut :
Utilisez-vous Slack ? Vous pouvez maintenant publier vos notes de réunion sur Slack d'une simple pression sur un bouton. À partir d'un rapport de réunion, il suffit de cliquer sur l'icône Slack en haut à droite, de sélectionner le canal, et de cliquer sur “Publier sur Slack”. Votre récapitulatif de réunion, ainsi qu'un lien vers le rapport complet, sera immédiatement envoyé par Read à ce canal.
Pour utiliser cette fonction, vous devez avoir un accès éditeur au rapport et avoir Read connecté à Slack. Étapes rapides :
Pour plus d'informations sur toutes les options de partage Slack de Read, voir Comment puis-je partager des rapports de réunion sur Slack ?
Vous remarquerez peut-être quelques changements sur la page Calendrier sur Read, notamment un nouveau bouton “Partager”. Désormais, vous pouvez voir et modifier vos paramètres de partage pour des réunions spécifiques à l'avance. Auparavant, tous vos rapports de réunion étaient partagés automatiquement en fonction des paramètres de votre compte - donc si, par exemple, vous souhaitiez désactiver la distribution des emails de récapitulatif pour une réunion en particulier, vous deviez changer les paramètres de votre compte juste avant la réunion puis les rétablir ensuite. Ce n'est plus le cas !
La boîte de dialogue de partage vous permet également de contrôler quels participants recevront l'accès et s'ils obtiendront des autorisations d'éditeur ou de visualiseur sur le rapport. Vous pouvez même pré-partager des rapports de réunion avec des personnes spécifiques, des équipes ou l'ensemble de votre espace de travail. Pour plus d'informations, consultez Comment puis-je gérer le partage pour des réunions à venir spécifiques ?
Lorsqu'il s'agit de partager des rapports avec les participants à la réunion, vous verrez un nouvel ensemble d'options à la fois dans vos paramètres de compte et dans le bouton Partager sur votre page Calendrier. Vous pouvez désormais gérer vos préférences séparément pour les participants qui sont internes ou externes à votre organisation, en fonction des noms de domaine de vos adresses email.
Si vous aviez auparavant désactivé le partage des rapports (réglé sur “privé”), alors votre accès interne et externe était initialement réglé sur “Aucun accès”. Sinon, les paramètres par défaut sont que les participants internes obtiennent l'accès éditeur et les participants externes obtiennent l'accès visualiseur. Ce paramètre limite également quels participants peuvent recevoir automatiquement des récapitulatifs de réunion par email ou Slack.
Les administrateurs de l'espace de travail peuvent également gérer ce paramètre au niveau de l'espace de travail, en choisissant les valeurs par défaut et en spécifiant si les membres de l'espace de travail peuvent ou non les modifier.
Partager des rapports de réunion est génial, mais parfois vous voulez limiter qui d'autre aura accès à vos rapports. Désormais, vous pouvez spécifiquement marquer les réunions que vous possédez comme privées à partir du bouton « Partager » sur votre page de calendrier. Cela désactivera l'accès des participants et la distribution des récapitulatifs, cependant vous pouvez toujours choisir de partager le rapport avec des personnes spécifiques via l'onglet « Partager le rapport ».
Ce paramètre empêchera également les autres participants d'ajouter Read à la réunion et d'appliquer leurs propres paramètres de partage.
Auparavant, les rapports de réunion étaient partagés automatiquement lorsqu'ils étaient générés, en fonction des paramètres du propriétaire du rapport. D'autres participants pouvaient obtenir des autorisations d'éditeur sur le rapport en y ajoutant Read, mais ils devaient attendre que le rapport soit généré s'ils voulaient le partager avec d'autres.
Désormais, tant que le propriétaire n'a pas rendu le rapport privé, tous les participants pourront ajouter Read et appliquer leurs propres paramètres de partage en plus de ceux de tous les autres. Vos paramètres ne seront appliqués que si vous ajoutez Read.
Bientôt, le bouton de partage vous permettra également de configurer des réunions pour envoyer automatiquement des récapitulatifs à des adresses email et canaux Slack spécifiques.
