A medida que las empresas integran la inteligencia artificial en sus operaciones, es de crucial importancia que también implementen políticas claras que garanticen su uso responsable y el cumplimiento normativo. En concordancia con nuestro objetivo de garantizar la facilidad de uso de nuestra plataforma de productividad, hemos delineado los puntos clave que creemos necesarios para una política de IA que podría cubrir el uso de nuestro copiloto de trabajo, así como una orientación más general sobre IA que puede aplicarse de manera más holística.
Construimos nuestra plataforma con un fuerte énfasis en la transparencia y el control individual, y con pleno conocimiento de los importantes requisitos empresariales necesarios para su implementación. Como plataforma independiente que funciona de forma nativa con muchas de las aplicaciones más grandes del mercado, aplicamos de manera única medidas específicas de gobernanza y seguridad que son necesarias para algunos de los casos de uso más rígidos, desde servicios de salud y humanos hasta finanzas. Con ese fin, hemos delineado las características de nuestra plataforma que son relevantes para cada sección de una política general de IA. Queremos asegurarnos de que cada cliente, y cliente potencial, tenga claro cómo resolvemos algunas de las consideraciones de seguridad y cumplimiento más destacadas que enfrentan las organizaciones hoy en día.
Al implementar la IA, la política corporativa probablemente abordará tanto los riesgos potenciales como las oportunidades. Un alcance claro ayuda a las empresas a identificar qué tecnologías caen bajo su marco de gobernanza de IA. Una política debe ser lo suficientemente amplia para aplicarse a cualquier herramienta de IA de terceros o disponible públicamente, con excepciones específicas y descripciones para varios casos de uso. (Como siempre, consulte con su propio equipo legal al redactar una política).
Las organizaciones deben priorizar mecanismos transparentes de consentimiento y control del usuario. Donde la IA interactúa con individuos, ya sea interna o externamente, debe hacerlo de manera transparente. Los usuarios deben asegurarse de que las personas sean conscientes de cuándo están interactuando con IA y qué datos está recopilando, procesando o utilizando la IA. Divulgaciones claras sobre el papel de la IA en cada interacción permiten a los usuarios mantenerse informados y en control.
Read AI demuestra esto a través de un enfoque de múltiples capas para la privacidad, incluyendo notificaciones explícitas de grabación y capacidades fáciles de exclusión para todos los participantes de la reunión. Esta es una característica única (aunque en algunos estados es un requisito) y sabemos que la base de la transparencia construye confianza y adopción a largo plazo.
Cuando se trata de privacidad de datos, la confianza comienza con el control y la visibilidad. Los sistemas de IA deben cumplir con las principales regulaciones, asegurando que la información personal sea anonimizada y cifrada. En Read AI, hemos observado que las organizaciones líderes están incorporando fuertes protocolos de privacidad en sus implementaciones de IA al ofrecer controles granulares sobre qué datos se recopilan, procesan y almacenan. Las herramientas de IA nunca deben recibir o asumir acceso automático a los datos.
Específicamente, los sistemas de IA deben cumplir con todas las regulaciones aplicables de protección de datos. Las organizaciones empresariales deben requerir controles administrativos robustos mientras respetan la privacidad individual. Un enfoque integral incluye políticas de retención personalizables y configuraciones granulares del espacio de trabajo para cumplir con diversos requisitos de cumplimiento.
Las organizaciones también deben implementar estrictos protocolos de procesamiento de datos y medidas de seguridad. Esto incluye documentación clara de los procedimientos de manejo de datos y acceso limitado a información sensible. Las herramientas de IA solo deben procesar datos a los que los usuarios tienen permiso para acceder, y los datos no pueden ser almacenados o utilizados sin consentimiento explícito para proteger los datos de usuarios y clientes.
Read sigue todas las salvaguardias requeridas tanto para SOC2 como para Tipo 2 y Cumplimiento HIPAA. Read ofrece reglas de retención de datos completamente personalizables; controles para acceso a audio, video y transcripción; gestión de integración a nivel de Workspace; y controles de distribución. Read también documenta todas las características de privacidad de manera transparente y abierta y permite controles granulares del usuario sobre el intercambio y retención de datos. Nuestra herramienta Search Copilot también sigue estrictos controles de gobernanza y de intercambio de abajo hacia arriba. Lea más sobre esto aquí.
En Read AI, solo se utiliza nuestro modelo propietario de primera parte para el procesamiento de datos. Los datos de experiencia del cliente no se comparten por defecto. Read no entrena con datos de clientes a menos que un cliente opte por ello (solo alrededor del 10-15% de los clientes actualmente optan por ello). Read nunca almacena contenido y implementamos protocolos claros de eliminación de datos y verificación. La infraestructura segura en la nube es estándar, y la mayoría de los datos se almacenan en EE.UU. (para aquellos que optan por el cumplimiento de HIPAA, todos los datos se almacenan aquí).
Al redactar una política, debe indicarse que los datos personales deben ser anonimizados cuando sea posible y almacenados de forma segura con estándares de cifrado, y se deben realizar auditorías regulares para garantizar el cumplimiento de las políticas de privacidad de datos.
Proteger la privacidad individual mientras se permite la colaboración requiere un equilibrio cuidadoso. Implementar mecanismos de intercambio controlados por el usuario garantiza la protección de datos mientras se mantiene la productividad. Como parte de cualquier política, una empresa debe nombrar a un oficial de gobernanza de IA responsable de la aplicación y actualizaciones de políticas, y para revisar los registros requeridos para la transparencia y auditabilidad.
Read AI proporciona control individual sobre el intercambio de contenido (creemos que esto no debe ser un proceso de arriba hacia abajo). También ofrecemos permisos granulares para el acceso a datos y pistas de auditoría claras para el contenido compartido. Nuestro equipo de soporte al cliente puede proporcionar los detalles requeridos para los equipos empresariales.
Aunque Read AI no crea contenido generado por IA de la web abierta, es probable que las consideraciones para este tipo de herramienta se incluyan en una política general de IA. Las empresas deben tener un proceso claro para abordar incidentes relacionados con la IA y mitigar el daño potencial, y la IA debe ser monitoreada continuamente para detectar comportamientos no intencionados y permitir la intervención humana cuando sea necesario.
Las organizaciones también deben delinear claramente qué tareas pueden automatizarse completamente y cuáles requieren intervención humana. Para decisiones de alto riesgo—como contrataciones o aprobaciones financieras—probablemente siempre debería haber un sistema con humano en el bucle. Estas decisiones pueden ser tomadas por un comité de ética de IA designado que supervisa el despliegue de IA y asegura la alineación con los valores de la empresa.
Una parte clave de la transparencia de la IA es asegurarse de que todas las comunicaciones externas—incluidos materiales de marketing, respuestas de servicio al cliente e informes—sean precisas y validadas por humanos. Herramientas como Search Copilot de Read AI incluyen citas para todas las salidas generadas, para que los usuarios sepan exactamente de dónde proviene la información. Los sistemas de registro y monitoreo aseguran que las operaciones de IA permanezcan transparentes y responsables, minimizando riesgos mientras fomentan la innovación.
Las políticas deben actualizarse regularmente en respuesta a avances tecnológicos y cambios regulatorios. Además, en la medida de lo posible, los principios éticos de IA deben estar integrados en la cultura corporativa para promover el uso responsable de la IA.
En Read AI, hemos aprendido que empoderar a los usuarios con transparencia y control conduce a una mayor confianza, colaboración y productividad. Al implementar prácticas responsables de IA, las empresas pueden crear un entorno donde la innovación florece sin sacrificar la integridad.
Para una demostración del producto o para hacer preguntas sobre los controles de Workspace, comuníquese con nuestro equipo de ventas en sales@read.ai.
Queremos que cada cliente comprenda claramente cómo abordamos los desafíos de seguridad y cumplimiento más importantes a los que se enfrentan las organizaciones en la actualidad.
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